Reporte de incidentes
Art. 1.- DESCRIPCIÓN DEL CANAL DE DENUNCIAS:
El establecimiento de un canal de denuncias internas en la empresa consiste en la creación de cauces dentro de la compañía por los que resulte posible denunciar internamente violaciones al código de ética, irregularidades e infracciones legales y normativas cometidas en el seno de la empresa o en su ámbito de actuación. La empresa cuenta con un canal de denuncias cuyas principales características son las siguientes: (i) contar con un sistema de alerta y detección de irregularidades; (ii) general evidencias para la exención o atenuación de responsabilidad penal de la persona jurídica; (iii) garantizar la protección del informante mediante su anonimato, en caso necesario; y (iv) facilitar que la información sensible sea tratada internamente antes de que se haga pública.
Además, cuenta con un archivo histórico de acciones, informes y notificaciones de recepción y seguimiento de la gestión de denuncias. Asimismo, garantiza la confidencialidad del informante y proporciona seguridad de nivel alto de protección de datos.
Art. 2.- TRATAMIENTO DE DENUNCIAS:
La empresa cuenta con un canal de denuncias de tipo confidencial y/o anónimo, a elección del denunciante. La empresa notifica de manera expresa a sus empleados la existencia de dicho canal, además del proceso de tratamiento de información sobre las denuncias tanto para los denunciantes como para los denunciados.
Se conformará un Comité de Ética, integrado por los encargados de las áreas de RRHH y Legales, como responsable de la función de control interno sobre los datos del sistema de denuncias y encargado de tener acceso a toda la información y tramitación de la denuncia.
La empresa acusa recibo de todas las denuncias que le han sido sometidas, y todas las denuncias son examinadas por las personas encargadas de su tramitación. Con el fin de determinar la viabilidad de la denuncia se realizará un examen inicial, que permitirá determinar la medida más adecuada. Esto puede conducir a una investigación de la empresa, o a que el asunto se remita, por ejemplo, a las autoridades correspondientes para que emprendan acciones judiciales en caso de violación del ordenamiento jurídico. Alternativamente, las cuestiones de conducta indebida del personal de la empresa entran en el ámbito de competencia de los Departamentos de Recursos Humanos y de Legales, para que lo evalúen y tomen medidas. Es importante reiterar que la empresa no transmitirá la identidad de una persona que presenta una denuncia de irregularidades a menos que dicha persona le haya autorizado a hacerlo. Una investigación es un proceso profesional, sistemático y analítico concebido para recopilar información con el fin de determinar si se produjo una infracción y, en ese caso, identificar a las personas o entidades responsables. La empresa llevará a cabo las investigaciones de una manera diligente, exhaustiva, precisa y objetiva. Se tomarán todas las medidas razonables para asegurar que las cuestiones pertinentes se examinen suficientemente.
Art. 3.- PLAZOS:
Deben mantenerse en tratamiento los datos del denunciante y de los implicados durante el tiempo necesario para el procesamiento, estudio, investigación y resolución de la denuncia. Ese plazo de tiempo no debe exceder de 3 meses. Se mantendrá el archivo histórico de Denuncias confidenciales de la línea ética al cual tendrá acceso el comité ético, compuesto por la Dirección, el departamento de recursos humanos y el departamento de legales.
Art. 4.- TIPOS DE CANALES DE DENUNCIAS:
Un canal de denuncias consiste en una vía que emplea un individuo para presentar su notificación de un delito y/o irregularidad.
Bajo este criterio, los canales de denuncias se pueden presentar de dos formas: (i) Canales de denuncias confidenciales: exigen al denunciante sus datos de identificación al momento de rendir declaraciones; (ii) Canales de denuncias anónimos: toman las denuncias del trabajo obviando el paso o proceso de su identificación.
Art. 5.- CANALES DE DENUNCIA:
Para denunciar el denunciante puede: (i) Enviar un correo electrónico a lineaetica@hubbinglatam.com; (ii) por teléfono al 1162597500.
Este servicio transmitirá los detalles de su denuncia a la empresa. Se le preguntará al denunciante si desea conservar el anonimato o si prefiere facilitar su información de contacto. Si proporciona su información de contacto, la empresa se pondrá en contacto con usted directamente para solicitar más información. Si opta por conservar el anonimato, se le proporcionará un número de denuncia, así como una fecha de seguimiento. Dado que la empresa no tendrá su información de contacto, le incumbirá al denunciante tomar la iniciativa a la hora de establecer cualquier contacto ulterior.
Art. 6.- FORMAS DE DENUNCIAR:
El denunciante debe asegurarse de que su denuncia sea lo más específica posible e incluya datos como: 1) el tipo de presuntas infracciones que está denunciando; 2) dónde y cuándo ocurrieron los hechos; 3) quiénes son las personas implicadas y quién conoce los hechos de los que está informando; 4) cómo cometió la presunta infracción la persona; 5) por qué cree que la conducta debería investigarse y por qué está denunciando el asunto, y 6) todos los documentos y referencias a otras fuentes que apoyan la denuncia.
Se recomienda a los denunciantes que presenten todos los documentos justificativos, o que pongan en conocimiento de la empresa el lugar en el que pueden estar dichos documentos, y a identificar otros posibles testigos que pudieran proporcionar información pertinente. Cualquier otra prueba o dato (por ejemplo, documentos) que, a su juicio, podría ayudar a realizar una evaluación apropiada.
Art. 7.- GARANTÍA DE CONFIDENCIALIDAD Y ANONIMATO:
La empresa está comprometida a proteger a quienes denuncian irregularidades, y brindar la oportunidad de tratar todos los informes de denuncia de irregularidades de manera confidencial o anónima. Incumbe exclusivamente a los denunciantes decidir que su comunicación se trate de manera confidencial o anónima.
La diferencia entre una denuncia confidencial y una denuncia anónima: Las alegaciones notificadas a la empresa pueden presentarse de manera confidencial (en cuyo caso la empresa será la única en conocer la identidad de la persona, y la mantendrá confidencial) o anónima (en cuyo caso nadie, ni siquiera la empresa, conocerá la identidad de la persona). Si el denunciante proporciona información personal al presentar una denuncia confidencial, la empresa no revelará esta información, a menos que el trabajador dé su consentimiento. Las únicas excepciones a esta garantía pueden darse cuando la empresa deba cumplir una obligación legal aparte, como una orden dictada por un tribunal, o cuando una denuncia se haya considerado malintencionada y/o falsa y deba remitirse a la entidad apropiada.